Att erbjuda friskvårdsbidrag är frivilligt, men gör du det finns tydliga ramar att hålla dig inom för att förmånen ska vara skattefri. Grundregeln är att hela personalen ska erbjudas samma belopp och villkor, att bidraget inte får bytas mot kontanter, och att det håller sig under Skatteverkets beloppsgränser.
Bestäm belopp och villkor
Du väljer själv hur stort friskvårdsbidraget ska vara, men för att det ska räknas som ett skattefritt "mindre värde" får det inte överstiga 5 000 kronor per år och anställd. Betalar du ut mer blir hela beloppet skattepliktigt för den anställda, inte bara det som överstiger gränsen, och ni ska då göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter.
Beloppet och villkoren måste vara desamma för alla i personalen. Du kan proportionera efter arbetstid för deltids- och timanställda, men du kan inte ge chefer ett högre belopp eller undanta vissa avdelningar utan att hela förmånen blir skattepliktig.
Bestäm vilka aktiviteter som godkänns
Du bestämmer, inom Skatteverkets ramar, vilka aktiviteter som är godkända. En anställd kan aldrig kräva att en viss aktivitet ska godkännas. Vanliga val är gymkort, massage, greenfee och liftkort. Vill du hålla det enkelt att administrera kan du begränsa bidraget till ett fåtal aktivitetstyper, eller till leverantörer i en förmånsportal. Kom ihåg att aktiviteter utan motionsinslag, som massage, bara är skattefria upp till 1 000 kronor per tillfälle, oavsett hur mycket av det årliga bidraget som återstår.
Välj hur bidraget betalas ut
Du kan antingen låta den anställda betala själv och sedan ersätta mot kvitto, eller stå för kostnaden direkt som en naturaförmån, till exempel ett gym på arbetsplatsen. Många mellanstora och stora arbetsgivare använder en förmånsportal som Benify eller Benefits (tidigare Wellnet) för att slippa hantera kvitton manuellt. Mindre företag klarar sig ofta med att den anställda lämnar in kvitton direkt till löneavdelningen.
Håll koll på gränserna löpande
Se till att ert lönesystem eller er förmånsportal håller reda på hur mycket varje anställd har använt av sitt bidrag under året, så att ingen råkar hamna över 5 000 kronor. Se även till att bokföra kostnaden konsekvent, normalt på konto 7699 Övriga personalkostnader, så att ni har ett tydligt underlag om Skatteverket frågar.
Om du själv är enskild näringsidkare
Driver du enskild firma kan du erbjuda anställda friskvårdsbidrag enligt samma regler som ovan, men du kan inte ge dig själv som ägare samma förmån. Läs mer om vad som gäller för enskild firma.