Friskvårdsbidrag bokförs normalt på BAS-konto 7699, Övriga personalkostnader. BAS-kontoplanen har inget eget konto för just friskvård, så kostnaden hamnar som restpost under huvudkontot 7690, Övriga personalkostnader.
Kontering steg för steg
När du ersätter en anställd för ett kvitto, eller betalar en faktura från en friskvårdsleverantör, bokför du kostnaden så här:
- Debet 7699 Övriga personalkostnader
- Kredit 2440 Leverantörsskulder, om du fått en faktura som betalas senare
- Kredit 1930 Företagskonto, om du betalar direkt från företagskontot till den anställda eller leverantören
Ersätter du den anställda via lönesystemet istället för direkt från företagskontot, kan motkonteringen se annorlunda ut beroende på hur ditt lönesystem bokför utlägg, så följ den mall som ditt bokföringsprogram föreslår för just friskvårdsbidrag.
Moms är den knepiga delen
Det finns olika uppfattningar om momshantering för friskvårdsbidrag, och källorna går isär i frågan om ingående moms är avdragsgill eller inte. Eftersom en felaktig momshantering kan bli dyr vid en skattekontroll, är det klokast att stämma av med din redovisningskonsult eller ditt bokföringsprograms support innan du bokför moms separat på friskvårdskvitton. Många mindre företag väljer att bokföra hela beloppet inklusive eventuell moms på 7699, vilket är den enklaste och säkraste varianten om du är osäker.
Håll koll på gränsen per anställd
Skattefriheten gäller upp till 5 000 kronor per år och anställd, inte per kvitto och inte som ett totalbelopp för hela företaget. Har du flera anställda som alla använder sitt fulla bidrag är den sammanlagda kostnaden i bokföringen betydligt högre än 5 000 kronor, men varje enskild anställds andel ska hålla sig under gränsen för att vara skattefri för just den personen. De flesta lönesystem och förmånsportaler, som Benify, håller reda på detta automatiskt per anställd, men det är bra att stämma av manuellt vid bokslut.
Om gränsen överskrids
Betalar du ut mer än 5 000 kronor till en anställd under året blir hela beloppet skattepliktigt, inte bara det som överstiger gränsen. Det innebär att du som arbetsgivare ska göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på hela summan, och kostnaden bokförs då annorlunda, som en vanlig skattepliktig löneförmån snarare än en skattefri personalvårdsförmån. Upptäcker du att en anställd är nära gränsen, är det bättre att stoppa ytterligare ersättningar för året än att skattemässigt hamna fel.
Läs mer om vad arbetsgivare behöver tänka på när friskvårdsbidraget ska administreras, och om enskild firma och friskvård.