Kvittot ska visa vad du har betalat för, när, hur mycket det kostade och vem du betalat till. Det är kraven som gör att arbetsgivaren kan visa att friskvårdsbidraget är skattefritt om Skatteverket frågar. Personnummer krävs inte, även om vissa lönesystem ändå vill ha ditt namn och en anställningsreferens.
Det här ska kvittot innehålla
- Datum för betalningen
- Vad kvittot avser, till exempel gymkort, massage eller startavgift
- Kostnaden för aktiviteten
- Namn på företaget eller leverantören du betalat till
Skatteverket är tydligt med att det inte finns något krav på att kvittot ska innehålla ditt personnummer. Det är arbetsgivaren som ansvarar för att kunna visa att förutsättningarna för skattefrihet är uppfyllda, och det är underlaget snarare än just personnumret som avgör det.
Varför arbetsgivarens portal ändå kan vilja ha mer
Många arbetsgivare hanterar friskvårdsbidraget via en förmånsportal, till exempel Benify eller Wellnets efterföljare Benefits. Dessa portaler har ofta egna krav utöver Skatteverkets minimum, som att du fyller i ditt namn, anställningsnummer eller väljer en kategori för aktiviteten när du registrerar kvittot digitalt. Det handlar om att portalen ska kunna administrera utbetalningen korrekt, inte om ett skattekrav i sig.
När kvittot måste vara daterat
Aktiviteten ska vara betald under inkomståret för att räknas mot det årets friskvårdsbidrag. Ett undantag finns för november och december: betalar du en aktivitet då kan arbetsgivaren av praktiska lönerutinsskäl ersätta den mot nästa års bidrag istället, men då räknas kostnaden mot nästa års gräns på 5 000 kronor. Har du köpt ett 12-månaderskort som gäller över årsskiftet men betalat det i sin helhet under året du köpte det, kan hela beloppet ersättas det året.
Om du saknar originalkvittot
Vissa arbetsgivare kräver att du skickar in originalkvittot fysiskt till löneavdelningen även om du registrerat en bild digitalt, andra nöjer sig med den digitala kopian. Det är inget Skatteverket styr generellt, utan en fråga om arbetsgivarens egen bokföringsrutin. Är du osäker, fråga löneavdelningen innan du kastar originalet.
Om aktiviteten kostar mer än bidraget täcker
Kvittot ska visa hela kostnaden även om den överstiger vad du har kvar av friskvårdsbidraget. Arbetsgivaren ersätter bara upp till det belopp du har kvar, resten betalar du själv. Läs mer om vad som ingår i friskvårdsbidraget och hur du bokför det som arbetsgivare.